RODO (skrót z angielskiego to GDPR), czyli Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych to europejski dokument prawny, którego wprowadzenie spowodowało ogromne zamieszanie w działalności wielu biznesów internetowych.

Wielu przedsiębiorców miało na przykład wątpliwości, czy cold mailing nadal będzie legalny. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, jaki jest rzeczywisty wpływ RODO na cold mailing oraz o czym należy pamiętać, aby dane osobowe klientów przetwarzać zgodnie z europejskim i polskim prawem.

Czym dokładnie jest cold mailing?

Cold mailing polega na wysyłaniu spersonalizowanych wiadomości tekstowych do konkretnych potencjalnych klientów danej firmy, z którymi wcześniej nie mieliśmy żadnego kontaktu.

Celem cold mailingu może być na przykład zwiększanie świadomości marki  czy wyników sprzedażowych uzyskiwanych przez firmę. Jedną z cech każdego “zimnego e-maila” jest osobowa forma.

E-mail musi być napisany w taki sposób, aby odbiorca czuł, iż jest to wiadomość kierowana tylko do niego.  Jak jednak RODO wpływa na sam cold mailing?

* Więcej o samym cold mailingu i sposobach pozyskiwania baz w naszym artykule: „Czym jest cold mailing i jak pozyskiwać bazy danych?„.

Jakie narzędzie wykorzystać do cold mailingu?

Na rynku istnieje szereg narzędzi dedykowanych do e-mail marketingu. Jeśli zależy nam jednak na samym cold mailingu to polecamy na początek narzędzie SaaS Woodpecker.

Korzystamy w nim z naszych własnych skrzynek nadawczych a koszt jest stosunkowy niższy od klasycznych narzędzi, które służą także do mass mailingu.

RODO, czyli nie taki diabeł straszny, jak go malują

W niektórych sytuacjach może się okazać, iż wysłany przez nas cold e-mail był tak zwaną “niezamówioną informacją handlową”. Wskazują na to przede wszystkim przepisy polskiego prawa.

Artykuł 10 ustęp 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną mówi, że całkowicie niedozwolone jest przesyłanie niezamówionych informacji handlowych, które są skierowane do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Jest to uważane przez polskie prawo za czyn nieuczciwej konkurencji. Podstawowa informacja, o której zawsze trzeba pamiętać, jest taka, iż klient każdorazowo musi wyrazić zgodę na przesłanie mu oferty za pośrednictwem poczty e-mail.

Bardzo wiele mediów straszyło opinię publiczną, że rozporządzenie RODO wywoła prawdziwy kataklizm w działaniu internetowych biznesów.

Nic bardziej mylnego. Warto wiedzieć o tym, iż dokument ten w żaden sposób nie zabrania kontaktów z klientami ani pozyskiwania ich danych osobowych.

Między bajki można również włożyć twierdzenia mówiące o tym, że  wraz z RODO trzeba zaprzestać jakichkolwiek działań marketingowych. 

Co musi zawierać cold e-mail zgodnie z RODO? 

Zgodnie z RODO, każdy adresat cold e-maila musi uzyskać informację o tym, że przetwarzamy jego dane osobowe.

Najlepiej jest dodać to na samym końcu wiadomości. W takim tekście muszą być zawarte trzy informacje – krótkie oświadczenie o tym, iż przetwarzamy jego dane; proste wyjaśnienie, w jakim celu to robimy oraz instrukcja dla adresata, jak może zmienić przetwarzane dane lub usunąć się z naszej listy mailingowej. W przypadku cold mailingu, stopka nadawcy jest idealnym miejscem na zamieszczenie tej informacji.

Taka wiadomość może mieć na przykład następującą formę: “Skontaktowałem się z Tobą, ponieważ sądziłem, że niniejsza wiadomość może być dla Ciebie istotna. Przetwarzam Twoje dane osobowe tylko w celu wysłania wiadomości do Ciebie. Jeśli chcesz, mogę zmienić Twoje dane lub usunąć je z mojej listy mailingowej”.

Co więcej, nie może zawierać oferty. Pytamy naszego adresata, czy chciałby ją dostać. Wtedy cold mailing jest zgodny z RODO.

Pozyskiwanie danych osobowych do kampanii cold mailingowych musi być transparentne

Rozporządzenie RODO wprowadziło kilka zmian, które mają na celu sprecyzowanie zasad, jakimi powinni kierować się przedsiębiorcy chcący przetwarzać dane osobowe klientów.

Najważniejszy obowiązek wynikający z tego rozporządzenia polega na tym, że cały proces pozyskiwania danych osobowych musi być transparentny i przejrzysty. Chodzi o to, iż musimy umieć dokładnie określić, skąd pozyskaliśmy poszczególne adresy e-mail. Odpowiedź w stylu “kupiłem bazę adresów” może okazać się stanowczo niewystarczająca. 

Kolejna nowa zasada wprowadzona przez RODO dotyczy obowiązku informowania czytelników, jakie treści będziemy im przysyłać w ramach newsletterów. Muszą oni także dowiedzieć się, jaka będzie orientacyjna częstotliwość wysyłanych wiadomości tekstowych.

Tego typu informacje najlepiej jest zamieścić przy formularzu subskrypcji. Warto również pamiętać o tym, iż wszystkie pola wyboru w formularzu muszą być domyślnie nieoznaczone. Zgodnie z RODO, subskrybenci muszą samodzielnie wyrazić zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych. 

W RODO duży nacisk postawiono także na kwestie językowe. Wszystkie osoby projektujące zgody dla subskrybentów, powinny pamiętać o tym, aby były one pisane jak najprostszym językiem. Czytelnik musi być w pełni świadomy tego, na co się zgadza. 

Nie przechowuj danych zbyt długo 

Nie powinno się przetwarzać danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne do celów przetwarzania. Warto jednak wiedzieć, że w RODO nie zostały dokładnie określone ramy czasowe, które są “niezbędne do przetwarzania danych osobowych”.

Eksperci zalecają jednak, aby wyczyścić listy mailingowe z tych osób, które nie odpowiedziały na żaden z e-maili przez okres dłuższy niż 30 dni.

Czas ten nie został oczywiście podany wprost w RODO, jest jednak uważany za najbardziej optymalny przez fachowców z branży.

Brak odpowiedzi ze strony czytelnika/klienta w tym okresie oznacza, że nie jest on zainteresowany kontaktem z nami, dlatego nie ma przesłanek ku temu, aby w dalszym ciągu przetwarzać jego dane osobowe.

Dbaj o ochronę danych osobowych

Dane osobowe, które są przez nas przetwarzane, w żadnym wypadku nie są naszą własnością. Nie możemy wykorzystywać ich do dowolnie wybranych celów.

Obowiązkiem administratora jest zapewnienie im jak najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Całkowicie zabronione jest udostępnianie danych osobowych osobom trzecim (fizycznym lub firmom). Wyjątkiem od tej reguły jest wyłącznie posiadanie wyraźnej zgody od ich właścicieli. 

Jak widać, RODO w żaden sposób nie utrudnia realizowania kampanii cold mailingowych. Dzięki nowym przepisom znacząco wzmocnione zostało bezpieczeństwo danych osobowych podawanych przez internautów.

Zastosowanie wyżej opisanych zasad wynikających z RODO w kampaniach e-mail marketingowych nie jest trudne i poradzi sobie z tym każdy.