Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to nie tylko niezależność i większe dochody. W dalszym ciągu mało osób zdaje sobie sprawę z tego, iż przedsiębiorca praktycznie przez 24 godziny na dobę jest czymś zajęty. Od razu po przebudzeniu jest się przytłoczonym tym, ile czynności będzie trzeba wykonać.

Faktury i podatki do skarbówki, ZUS-y, spotkania z kontrahentami, prowadzenie strony internetowej i profili w mediach społecznościowych oraz wiele innych obowiązkowych do wykonania czynności jest niezwykle czasochłonnych. Liczba żmudnych i czasochłonnych działań w firmie jest naprawdę duża.

Jak sobie z nimi radzić? Oto poradnik dla wszystkich przedsiębiorców, którzy poszukują porad w zakresie efektywnego planowania drobnych zadań wymagających czasu. 

Nie masz czasu na proste, czasochłonne zadania? Oto nasze porady i wskazówki! 

Posiadanie firmy w Polsce w sposób nieuchronny wiąże się także z ogromną ilością formalności do spełnienia. Przedsiębiorcy muszą mieć ogromną cierpliwość oraz odporność na stres, aby osiągnąć sukces w swojej branży.

Istnieje szereg prostych czynności, których wykonanie jednocześnie zajmuje mnóstwo czasu. Mowa tutaj o odpisywaniu na korespondencję od klientów oraz partnerów biznesowych, odbieraniu telefonów, prowadzeniu profili w mediach społecznościowych, prowadzeniu kalendarza spotkań, tłumaczeniu prostych tekstów, robieniu zakupów internetowych na potrzeby firmy itd.

Takich prostych, a jednocześnie bardzo żmudnych i czasochłonnych czynności w każdym miesiącu jest do wykonania całkiem sporo. Komu najlepiej powierzyć tego typu zadania? 

Kto powinien wykonywać żmudne i czasochłonne działania w firmie?

Niektórzy przedsiębiorcy do wykonywania tego typu zadań wybierają doświadczone, kompetentne osoby zatrudnione na stałe w swojej firmie: sekretarki, doradców czy konsultantów. Warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, iż w praktyce jest to najgorsze rozwiązanie z możliwych. Taki pracownik zamiast w sposób wydajny wykorzystywać swoje umiejętności, musi wykonywać czynności, które bez problemu mogłaby wykonać osoba ze znacznie mniejszymi kwalifikacjami.

Któż w dzisiejszych czasach nie potrafi obsłużyć poczty e-mail, wykonać połączenia telefonicznego, zrobić zakupów przez internet lub przetłumaczyć prostego tekstu z języka angielskiego? Powierzenie tak trywialnych obowiązków wyspecjalizowanym pracownikom to marnotrawstwo ich czasu pracy, który mógłby być wykorzystany o wiele efektywniej. 

Kolejnym rozwiązaniem, które czasami wybierają przedsiębiorcy, jest zatrudnienie do wykonywania prostych czynności juniora, czyli pracownika bez doświadczenia. Wielu ekspertów podkreśla, iż taka koncepcja także jest niezbyt dobrym pomysłem. Związane jest to oczywiście z tym, iż nowy pracownik musi przejść w pierwszej kolejności odpowiednie szkolenia, na których pozyska fachową wiedzę odnośnie realizowania zlecanych zadań.

Ogromnym minusem zatrudnienia takiego pracownika są dodatkowe koszty – konieczne jest opłacanie całego etatu, co w sposób znaczący wpływa na obniżenie zysków osiąganych przez firmę. Z zatrudnienia dodatkowego pracownika do takich zadań powinni zrezygnować w szczególności początkujący przedsiębiorcy, których firmy nie mają jeszcze odpowiednio wysokiej rentowności. 

Następną możliwością stosowaną przez niektóre firmy jest oddelegowanie poszczególnych procesów do różnych, wyspecjalizowanych firm. W takim modelu każda firma odpowiada za wykonywanie innego zestawu działań, co w sposób znaczący wpływa na podwyższenie kosztów.

Na wybór tego rozwiązania powinni decydować się wyłącznie ci przedsiębiorcy, których na to stać. W żadnym wypadku nie zalecamy go początkującym przedsiębiorcom i tym, którzy mają problemy finansowe. 

Najlepsze rozwiązanie: powierz wykonywanie żmudnych i czasochłonnych działań w firmie wirtualnemu asystentowi 

Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług wirtualnego asystenta. Wirtualni asystenci to osoby, które wykonują swoje usługi zdalnie. Każdy asystent może odpowiadać za sprawy organizacyjne, finansowe oraz praktycznie wszystkie inne, proste zadania, które w jakikolwiek sposób odciążą całe przedsiębiorstwo, szefa bądź poszczególne zespoły w firmie. W razie potrzeby przejmie kompetencje sekretarki, pomocnika zarządu bądź jakiejkolwiek innej osoby, która w danym momencie nie może być w pracy. 

Korzystając z usług wirtualnego asystenta odciążymy stacjonarnych pracowników naszej firmy, którzy będą mogli zająć się wykonywaniem innych, ważniejszych czynności zgodnych z ich kompetencjami i aspiracjami zawodowymi. Usługi wirtualnych asystentów są rozliczane godzinowo, dzięki czemu możemy wynająć ich do wykonania starannie zaplanowanych czynności zamiast płacić pracownikowi pracującemu w pełnym wymiarze godzin na umowę o pracę. Zaoszczędzimy w ten sposób mnóstwo środków finansowych, które będziemy mogli przeznaczyć na niezbędne inwestycje w sprzęt, rozwiązania technologiczne itd. 

Wirtualny asystent jest z reguły osobą, która posiada już mnóstwo umiejętności – oprócz wsparcia administracyjnego mogą nam także zaoferować wsparcie marketingowe (wirtualny asystent marketingowy) jak np. pisanie tekstów na stronę internetową czy prowadzenie profili w mediach społecznościowych. Doświadczony asystent wirtualny podzieli się także z nami fachową wiedzą z zakresu marketingu oraz doradzi, jaka strategia marketingowa będzie najlepsza dla naszego przedsiębiorstwa.